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Connecteurs : améliorez votre productivité en liant vos outils numériques

Temps de lecture : 8 minutes

Nous utilisons de plus en plus de logiciels au quotidien, pour collaborer en équipe, gérer la relation client, les stocks, le marketing ou encore la comptabilité. Le hic ? En multipliant les outils numériques, nous faisons apparaître de nouvelles problématiques. Comment éviter les resaisies d’un outil à un autre ? Comment garantir la qualité des informations ? Heureusement, il existe des solutions pour connecter les logiciels entre eux : c’est l’objet de cet article, et des prochains qui vont suivre.

Alors, prêt.e à gagner du temps ? 

Un besoin croissant d’automatisation

La pandémie a accéléré un phénomène déjà incontournable : nos entreprises sont de plus en plus utilisatrices et dépendantes de solutions numériques, souvent en ligne. La multiplication des applications et logiciels s’accompagne de nouvelles problématiques, dont voici quelques exemples, rencontrés chez nos clients :

“D’un côté, nous avons un logiciel pour savoir ce qu’ont consommé nos clients ; d’un autre côté, nous avons un logiciel de facturation : nous avons besoin de transmettre automatiquement les données de consommation dans le logiciel de facturation !”

“Depuis un mois, nous avons un nouvel ERP pour gérer la production, mais à chaque commande validée, nous devons saisir à nouveau toutes les informations du client. Pourtant, ces infos sont déjà dans le CRM : il faudrait synchroniser les deux outils !”

“A chaque fois que je fais un rapport, je dois l’envoyer manuellement à mon équipe. Si seulement ils pouvaient recevoir automatiquement notification lorsque je l’ajoute au dossier partagé !”

“Mes factures et leurs règlements sont gérés via un prestataire de paiement, et je dois régulièrement mettre à jour mon suivi client pour faire les relances. Il faudrait automatiser tout cela !”

Nous pourrions citer de nombreux autres cas, bien sûr. 

Mais ce qu’il faut retenir, c’est un besoin croissant d’automatisation, que cela soit dans la synchronisation des données, dans leur partage ou leur utilisation. Ces données étant portées par différents outils, logiciels ou applications, il va falloir les connecter entre eux pour qu’ils puissent échanger. 

C’est ici qu’interviennent les connecteurs.

Qu’est-ce qu’un connecteur ?

Connecteurs : le principe de base

Un connecteur est un lien entre plusieurs applications (web ou mobiles), services ou logiciels. Il permet de faire transiter des données et des instructions d’une plateforme à l’autre, en les mettant en forme si nécessaire. La transmission peut être déclenchée par un événement particulier, se faire à une fréquence donnée ou même en temps réel.

Nous parlons ici de connecteur, mais vous avez peut-être entendu d’autres termes : extensions, intégrations, interfaces ou interfaçage entre logiciels… 

Peu importe, l’idée est la même : récupérer une information dans un outil X pour la transmettre dans l’outil Y ou pour déclencher une action dans un outil Z.

À quel besoin répond un connecteur ?

Il y a encore peu de temps, les outils informatiques professionnels étaient installés sur votre ordinateur, et communiquaient avec un serveur présent physiquement dans votre entreprise. Souvent, ces logiciels étaient développés spécifiquement pour les besoins de votre entreprise : vous n’en changiez pas souvent, et vous n’en utilisiez qu’un ou deux.

Mais dans notre société de plus en plus connectée, les services ont peu à peu migrés sur internet.

Aujourd’hui, les données sont stockées sur des serveurs distants, dans le “Cloud”. Les logiciels sont souvent disponibles “en SaaS”, et accessibles depuis un navigateur internet. Les réunions se gèrent sur un planning partagé, les informations transitent par mail ou par messagerie instantanée. Chaque service d’une entreprise peut utiliser plusieurs outils, chacun pour un besoin spécifique.

Dès lors qu’une même donnée peut ou doit être présente sur plusieurs supports en simultané, des problématiques apparaissent. 

En multipliant les sources de vérités, nous multiplions le risque d’avoir des données dans un état différent sur chacun des supports, ou de devoir saisir à plusieurs reprises ces données.

Un connecteur permet de s’affranchir de ces risques, en faisant le lien entre les différentes sources de données.

Avec un connecteur entre votre CRM et votre logiciel de facturation, par exemple, chaque modification sur une facture peut être répercutée sur la fiche client dans le CRM, et chaque nouveau client dans le CRM peut être transmis dans l’ERP.

Mais la qualité et la fiabilité des données n’est pas le seul intérêt des connecteurs. 

En effet, nos processus professionnels sont de plus en plus dépendants de tâches exécutées via des services en ligne : enregistrer une commande client, générer un bulletin de paye, envoyer un email… 

Un connecteur, puisqu’il transmet des données en réaction à un événement, va aussi permettre d’automatiser des tâches, en les rendant pilotées par un autre service, une autre plateforme ou un événement extérieur. 

Par exemple, un connecteur peut générer automatiquement un email de confirmation au client lorsque vous validez sa commande, et vous libérer de cette tâche automatique et à faible valeur ajoutée.

Pourquoi mettre en place un connecteur ?

Nous avons vu à quoi servent les connecteurs entre applications et logiciels, mais vous, dans votre entreprise, en avez-vous besoin ? Quand prendre la décision d’en développer un ?

Éditeur ou utilisateur ?

Tout d’abord, la décision n’est pas la même suivant qui vous êtes : éditeur de logiciel, ou utilisateur ?

Les premiers à se poser la question du développement de connecteurs sont bien sûr les développeurs d’applications, les éditeurs, qui commercialisent leurs outils. 

En tant qu’éditeur, la mise en place de connecteurs peut être une stratégie commerciale face à la concurrence, ou pour atteindre de nouveaux marchés. 

Par exemple, cela peut permettre d’être présent sur la marketplace d’un éditeur de logiciel complémentaire, qui vous apportera de nouveaux clients ; ou d’adresser certaines demandes de vos clients, en proposant un lien entre votre solution et une application tierce qui répond à un besoin précis.

Mais le développement d’un connecteur ne concerne pas que les éditeurs de logiciels, au contraire ! 

Aujourd’hui, les connecteurs sont principalement commandés par des entreprises utilisant plusieurs services et souhaitant les faire communiquer entre eux. La demande vient directement des utilisateurs, qui ont une problématique précise, métier : ils sont les mieux placés pour définir leurs besoins.

Mais comment développer un connecteur quand nous n’avons pas la main sur le code de son logiciel ? Ce n’est pas un problème, car un connecteur est une application indépendante, hébergée sur son propre serveur, et utilisant les accès dédiés des autres plateformes (API ou webhooks notamment – voir encadré ci-dessous). Il n’est donc pas nécessaire d’être propriétaire ou éditeur des applications à connecter. 

Au contraire : développer des connecteurs ou intégrations sur mesure, c’est un bon moyen de vous abstraire des limites imposées par les éditeurs. Une fonctionnalité vous manque dans votre logiciel de facturation ou votre CRM ? Un connecteur sur mesure peut être un moyen d’y pallier.

💡 Un webhook est un événement volontairement émis sur une url particulière. Si une autre application “écoute” ce qu’il se passe sur cette url et qu’elle a le droit de décoder les messages, elle aura accès à des informations permettant de déclencher à son tour certaines actions par exemple.

💡 Une API est un ensemble d’url permettant d’accueillir des requêtes spécifiques afin de récupérer des données, d’en ajouter, d’en supprimer ou d’en modifier. Ces urls peuvent aussi permettre de déclencher des actions. Ces “portes” sont sécurisées et n’acceptent que les requêtes possédant des paramètres déterminés. Cela rend importante la documentation de ces spécifications.

Pour gagner en productivité

Automatiser des tâches, éviter des doubles saisies… tout cela revient à gagner du temps pour se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment ! 

Les connecteurs permettent aujourd’hui de créer de véritables écosystèmes numériques où les outils interagissent entre eux. 

Dès lors que l’ERP, le CRM, les agendas, les boîtes mails, la messagerie instantanée… sont reliés, il devient possible de créer de nouveaux processus, plus efficaces, ou s’affranchissant d’anciennes contraintes. Il faut voir ici le connecteur comme un outil d’automatisation de tâches.

Pour migrer des données

Changement de logiciel, ajout d’un nouvel outil, d’un nouveau processus… Nombreuses sont les occasions qui entraînent le besoin de partager les données, ou de les transférer entre deux outils. 

Or, une migration de données peut être un cauchemar si elle se passe mal. 

Bien sûr, vous pouvez opter pour une resaisie manuelle… pas facile si vous avez 30 000 clients ou fiches produit à migrer !

Vous pouvez aussi passer par un import de fichier, avec de nombreux risques : perte d’informations, doublons, données mal formatées….

Bonne nouvelle : un connecteur peut faciliter cette migration, puisqu’il s’agit de transmettre et traduire des données d’une application à l’autre. Une bonne configuration est ici nécessaire pour adapter cette migration aux besoins et à la configuration du nouvel outil !

Pour synchroniser des outils

De nombreuses applications proposent des plannings ou la création d’événements dans un agenda. En connectant de telles applications avec un outil de gestion de tâches ou votre agenda habituel, vous vous assurez d’avoir toujours les bonnes informations sur vos rendez-vous ! 

Cette synchronisation est aussi le meilleur moyen d’animer ses processus commerciaux. En effet, les commerciaux n’utilisent pas forcément le même outil que le marketing, la facturation, ou la production, mais tous ont besoin d’avoir les dernières informations sur les clients et leurs demandes.

Synchroniser ses données, c’est gagner du temps, réduire les risques d’erreurs et les communications redondantes ou à faible valeur ajoutée.

Pour gagner en performance commerciale

Connecter vos outils entre eux, c’est un moyen pour vos équipes et pour vous-même de gagner du temps. Ce temps gagné est précieux, et vous permet de vous concentrer sur le développement de vos activités, en particulier votre développement commercial. 

Demandez à un commercial s’il préfère rencontrer un client ou saisir des données dans un CRM ! Et ensuite, demandez-vous : sur laquelle de ces tâches pensez-vous qu’il est le plus utile à votre entreprise ?

Mais ce n’est pas tout. 

En agrégeant les données de tous les outils du parcours client, vous pouvez obtenir des informations transverses, précieuses pour la compréhension des attentes et comportements de vos clients. Cette vue globale permet d’identifier plus facilement les points de douleur ou d’amélioration, et donc de s’améliorer commercialement. 

Prenons quelques exemples : 

  • Si toutes les données clients sont centralisées au sein d’un CRM, vous pouvez y suivre les taux de conversion en tenant compte des campagnes marketing auxquelles les clients ont été exposés, ou de leur parcours sur votre site web, tout en croisant les données avec les actions de vos commerciaux.
  • Au sein d’un ERP, vous pourrez suivre la rentabilité d’une commande, en liant la facturation et les ressources consommées. Connecter le CRM et l’ERP permet alors de piloter automatiquement la rentabilité des actions marketing, puisque toute la chaîne est alors couverte, de l’acquisition à la facturation ! 

Dès lors, les bonnes décisions peuvent être prises en toute connaissance de cause.

Enfin, si vous êtes éditeur d’un logiciel ou d’une application web ou mobile, c’est votre propre outil que vous envisagez peut-être de connecter à d’autres services. C’est un excellent moyen d’améliorer sa pertinence, de répondre à des besoins clients supplémentaires et de se différencier dans un marché concurrentiel. Plus votre outil aura de possibilité de connexion avec d’autres logiciels du marché, plus il convaincra lors d’une conduite du changement, et plus il viendra s’imbriquer naturellement dans l’écosystème de votre futur client !

Pour conclure…

Que nous soyons utilisateurs d’applications ou éditeurs de logiciel, connecter les outils et logiciels entre eux peut répondre à de nombreux besoins. Dans un monde ultra-connecté, où les entreprises sont dépendantes de services en ligne pour leur fonctionnement quotidien, les possibilités d’automatisations sont nombreuses, et la donnée a une place centrale.

Le sujet vous intéresse ?

Découvrez prochainement la suite de cet article : nous reviendrons sur les questions à se poser avant de développer un connecteur, et sur les différentes solutions techniques disponibles.

Florian Agator
Ingénieur d'avant-projet web @theTribe