La digitalisation des PME, tout le monde en parle, et depuis longtemps. Mais quels projets digitaux lancer quand les budgets sont serrés et la conjoncture incertaine ? Pas forcément le changement de CRM ou la refonte du site internet de l’entreprise.
Chez theTribe, on aime intervenir sur des projets qui ont un impact direct et immédiat sur l’activité de nos clients, en diminuant les coûts, en faisant gagner du temps aux équipes, en laissant les outils prendre en charge les tâches répétitives et chronophages.
Sommaire :
- 5 exemples de projets digitaux qui permettent aux PME d’améliorer leur compétitivité 🚀
- 👉 Mineral Expertise : digitaliser le process d’avant-vente et la création d’échantillon sur mesure avec un configurateur
- 👉 SG Balls : un configurateur pour rendre les clients autonomes dans leur demande de devis
- 👉 ABC Pliage : Faciliter la saisie de commandes et de devis en se connectant à un ERP
- 👉 Digitaliser les tâches administratives récurrentes et supprimer le papier
- 👉 Automatiser un process administratif grâce au No Code
- Créer des connecteurs entre vos outils pour augmenter votre efficacité opérationnelle ⚙️
Face à la crise, les PME et ETI cherchent à diminuer les coûts et conserver leurs marges 💸
Dans un précédent article sur ce blog, on parlait de l’impact de la crise actuelle sur les startups. Mais les PME et ETI ne sont pas en reste.
On croyait avoir tout vu en 2020 avec la crise du Covid, mais l’année 2022 a été une année de choc pour les entreprises.
Tout d’abord avec la guerre en Ukraine et ses conséquences directes : flambée des prix de l’énergie, augmentation des coûts des matières premières, inflation généralisée, hausse des taux, incertitude économique, dollar fort, baisse de la croissance… Les PME et ETI, notamment dans l’industrie, sont en première ligne.
Si on ajoute à cela la pénurie de main d’œuvre, qui est un problème structurel et déjà ancien, la coupe est pleine.
Résultat : les entreprises partent à la chasse aux coûts et tentent de conserver leurs marges. Tout investissement doit avoir un ROI rapide et mesurable, et on ne se lance pas dans de grands chantiers sans fins, d’autant plus que l’accès au financement est moins simple qu’avant : s’endetter coûte aujourd’hui environ deux fois plus cher aux entreprises qu’il y a un an, selon Les Echos.
“La hausse des taux enchérit le coût du cash ; la pression inflationniste revalorise les coûts des matières premières mais aussi des équipes ; le risque de récession au niveau mondial crée des risques de faillites. Les enjeux du cash reviennent au centre de la stratégie d’entreprise et des directions financières.” (DAF Mag).
Bonne nouvelle : les PME et ETI continuent à investir 📈
Dans ce contexte économique, faut-il arrêter d’investir et de développer son activité ?
Non, certainement pas ! Une étude récente montre que les entrepreneurs français restent optimistes et continuent d’investir, notamment dans la transition écologique, mais pas que.
“49 % des dirigeants de TPE-PME comptaient investir ou ont investi en 2022, malgré une dégradation de leur trésorerie. (…) Le renouvellement et/ou la modernisation des équipements et installations sont, de loin, les principales destinations des dépenses d’investissement.” (BPI France)
Renouveler et moderniser les équipements et installations, c’est donc le premier poste d’investissement des entreprises. Une décision éclairée car essentielle pour gagner en productivité et en qualité. Mais quand on pense à rénover ses machines, est-ce qu’on n’oublierait pas au passage de rénover ses process ?
Et si on allait à la chasse aux tâches inutiles ? 🧠
Pour rester compétitives, les PME et ETI doivent plus que jamais chercher à augmenter leur productivité. Pour cela, investir dans de nouvelles machines, c’est bien. Mais ce n’est pas le seul moyen. Dans la plupart des entreprises, il y a un vivier énorme de productivité à aller chercher, en simplifiant et en automatisant les process les plus chronophages et les tâches répétitives sans valeur ajoutée.
Un ERP lourd qui nécessite de multiples saisies, des outils informatiques qui ne communiquent pas entre eux, une gestion des commandes clients “papier” qui repose sur une personne clé, un process de vente basé à 100% sur des rendez-vous téléphoniques et des présentations Powerpoint : ça vous parle ? C’est normal : c’est le quotidien de nombreuses entreprises.
Alors quand les PME et ETI cherchent à diminuer leurs dépenses, on aimerait les inciter à réfléchir aussi aux coûts qu’ils pourraient éviter en améliorant leurs process.
5 exemples de projets digitaux qui permettent aux PME d’améliorer leur compétitivité 🚀
Chez theTribe, on a travaillé avec de nombreuses PME et ETI, et la simplification et l’automatisation des process est un sujet qui est revenu particulièrement souvent sur les projets qu’elles nous ont confiés. On vous présente donc 5 exemples concrets qui pourront vous inspirer.
👉 Mineral Expertise : digitaliser le process d’avant-vente et la création d’échantillon sur mesure avec un configurateur
Un sujet qui revient souvent avec les PME et ETI industrielles, c’est “Comment gagner du temps dans le traitement des demandes des clients ?”. Surtout lorsque l’on vend des produits sur mesure. Une des solutions, c’est la création d’un configurateur en ligne.
Mineral Expertise est une PME française spécialisée dans le commerce de minéraux sur mesure (terrazo, marbre…), principalement pour une clientèle B2B haut de gamme.
Lorsque nous les avons rencontrés, le process de vente était coûteux et chronophage.
À partir des demandes des clients, les commerciaux faisaient fabriquer un échantillon sur mesure après le premier rendez-vous. Ce process générait des coûts, des tensions sur les stocks, prolongeait le cycle de vente, et prenait beaucoup de temps aux commerciaux.
Nous avons donc mis au point un configurateur en ligne qui permet de présenter le catalogue au client sur une tablette en rendez-vous, de configurer le produit correspondant à sa demande, et de créer un échantillon virtuel. Ce n’est que lorsque le produit convient au client que l’on lance la production de l’échantillon physique, à partir d’un bon de fabrication généré automatiquement par le configurateur.
Objectif : accélérer la démarche d’avant-vente en digitalisant une partie de celle-ci et en diminuant le nombre d’échantillons fabriqués (-50%).
Configuration d’un terrazo dans l’application créée pour Mineral Expertise
👉 SG Ball : un configurateur pour rendre les clients autonomes dans leur demande de devis
Un autre exemple de configurateur intéressant est celui de SG Ball. Pour cette entreprise spécialisée dans la fabrication de ballons sérigraphiés sur mesure (pour les annonceurs et les agences marketing), nous avons développé un configurateur en ligne qui permet aux clients de passer leurs commandes en toute autonomie.
Le besoin est venu de la coupe du monde de rugby qui a lieu cette année. SG Ball savait que la demande de ballons de rugby sur mesure allait être forte, et craignait de ne pas pouvoir faire face aux demandes de clients. En effet, le process de vente était manuel et nécessitait beaucoup d’étapes : prise de brief, récupération d’information via un formulaire, création d’un chiffrage sur Excel, envoi du devis par mail, fourniture d’un BAT (bon à tirer)… Les aller-retours étaient importants et la réactivité n’était pas toujours au rendez-vous.
Sur ce constat d’une mauvaise expérience revendeur dans la prise de commande et d’une faible efficacité du traitement des demandes, le configurateur en ligne a été une nouvelle fois identifié comme un levier puissant d’amélioration du process commercial.
Nous avons donc conçu ce configurateur, intégré à l’espace revendeurs présent sur le site de SG Ball. Ce configurateur permet aux clients de générer eux-même une première version de leur devis :
- choix du modèle, des quantités, des finitions
- personnalisation du design en 3D et en temps réel (import du logo, choix des couleurs, etc)
- génération d’une estimation tarifaire
Les équipes de SG Ball n’ont plus qu’à récupérer les demandes des clients, affiner le chiffrage et lancer la production !
La valeur ajoutée attendue est à la fois pour SG Ball à qui ce configurateur doit faire gagner du temps, mais aussi pour les agences marketing qui vont gagner en autonomie et donc en réactivité auprès de leurs clients.
Choix du modèle dans le configurateur de SG Ball
👉 Faciliter la saisie de commandes et de devis en se connectant à un ERP
Nous avons récemment finalisé la première phase d’un projet pour ABC Pliage, une PME industrielle spécialisée dans le pliage de tôle sur mesure. L’objectif de cette entreprise était de gagner en temps et en fiabilité dans la saisie des commandes des clients. Amélie, la personne chargée de la prise de commande, était chargée de cette tâche, effectuée dans l’ERP Divalto. Elle avait besoin d’une interface plus simple, sur mesure pour saisir les commandes et envoyer au plus vite l’ordre de fabrication en atelier : et c’est ce que nous avons fait !
Nous avons développé un outil de saisie de commande qui permet à Amélie :
- De n’avoir accès qu’aux champs utiles à son besoin
- De naviguer d’une étape à l’autre de façon fluide, au clavier
- De créer les pièces à fabriquer avec une représentation graphique de la pièce
- D’envoyer directement les données dans l’ERP pour générer l’ordre de fabrication envoyé en usine
Configuration d’une pièce dans l’outil développé pour ABC Pliage
👉 Digitaliser les tâches administratives récurrentes et supprimer le papier
Autre cas d’école : prenons l’exemple d’une plateforme de services pour les conseillers en gestion de patrimoine. Cette entreprise distribue des produits commercialisés par des conseillers indépendants. Le process de souscription et de facturation est extrêmement lourd et repose sur une personne clé qui a toute la connaissance métier. Si cette personne s’en va, l’entreprise ne tourne plus.
Chaque nouvelle demande entraîne un empilement de tâches et de démarches, toujours les mêmes : collecte d’informations par le conseiller auprès du client par téléphone, resaisie dans un outil, aller-retour avec le client pour corriger des erreurs ou réclamer des documents manquants, envoi pour analyse, production d’une proposition, bon de commande, facturation, etc, etc… Tout cela, manuellement (et avec beaucoup de papier !).
En 2023, il est pourtant possible d’automatiser la majorité des étapes de ce process. Saisie des informations par le client dans un formulaire, contrôle de conformité des justificatifs par reconnaissance d’image, génération de documents à partir des données collectées…
En automatisant les différentes étapes de ce process, on gagne sur tous les fronts:
- On peut signer plus de clients en moins de temps
- Les équipes internes peuvent se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée : réponses aux questions des clients, tâches de contrôle complexe)
- L’entreprise peut grossir sans pour autant multiplier les “petites mains” pour gérer ces tâches
- On ne se repose plus sur le savoir-faire d’une personne unique pour faire tourner le business.
👉 Automatiser un process administratif grâce au No Code
Cet exemple est assez proche du précédent, mais il est intéressant à citer pour deux raisons :
- Ce n’est pas un projet client mais un travail que nous avons fait en interne, pour améliorer notre efficacité et soulager notre équipe RH ;
- C’est un projet qui nécessite un investissement assez faible, notamment parce qu’il s’appuie sur des outils No Code
Le sujet, chez theTribe, c’était d’automatiser le process d’onboarding de nos nouveaux collaborateurs. Lorsqu’une nouvelle recrue arrivait dans l’entreprise, il y avait tout une liste de tâches assez chronophage à exécuter, toujours la même : envoyer la promesse d’embauche, l’attestation pour la santé au travail, créer les comptes sur les outils internes (Google, Slack…)… Un travail répétitif, et pas très gratifiant : d’un document à l’autre, on va devoir répéter les mêmes informations (coordonnées, numéro de sécurité sociale…).
Si on abstrait ce process, on se rend compte que c’est finalement assez simple : Le candidat nous envoie ses informations => on crée les comptes et on génère les documents.
Et, bien, c’est ce que l’on a fait ! Nous avons automatisé l’ensemble de ce process avec des outils no-code (Make et Airtable).
Le workflow d’onboarding chez theTribe dans Make
Résultat ? Un gain de temps non négligeable pour les 2 personnes chargées de ce process. Mais surtout, on leur a redonné du pouvoir ! Les utilisatrices peuvent faire évoluer le process et gérer elles-mêmes 80% des modifications, ce qui est un vrai plus, surtout quand on travaille souvent dans l’urgence.
Créer des connecteurs entre vos outils pour augmenter votre efficacité opérationnelle ⚙️
Ce sujet est transverse à tous les projets, mais il est clé : connecter les différents outils et sources de données est une source de gain de temps et d’efficacité monumentale.
L’exemple n°5 présenté dans l’article (automatisation du process d’accueil des nouveaux employés chez theTribe) est un cas d’intégration, où on a connecté des outils entre eux (Google Drive, Airtable, Slack, …) grâce à un outil tiers dont c’est le métier (Make).
Mais il existe des cas où la connexion entre deux outils doit être développée sur mesure.
Beaucoup d’entreprises utilisent des CRM, des ERP, des logiciels de fabrication ou de facturation qui ne se connectent pas à des outils comme Make parce qu’ils n’ont pas d’API disponible. C’est le cas de l’ERP Divalto, pour lequel nous avons créé un connecteur sur mesure pour ABC Pliage (exemple 3).
Dans tous les cas, faire parler vos bases de données et vos logiciels entre eux permet de vrais gains de productivité :
- En évitant les ressaisies et contrôles inutiles
- En vous permettant de gagner en fiabilité
- En automatisant des tâches (exemple : un connecteur peut générer automatiquement un email de confirmation au client lorsque vous validez sa commande).
Si le sujet vous intéresse, on vous conseille de lire la série d’articles que nous avons rédigés à ce sujet :
- Connecteurs : améliorez votre productivité en liant vos outils numériques
- Concevoir un connecteur : les bonnes pratiques pour interfacer vos logiciels
- API, nocode : quelle solution technique pour connecter deux applications ?
Par où commencer ? Écoutez vos utilisateurs ! 👂
Pour identifier les process qui gagneraient à être digitalisés ou automatisés, une première phase d’écoute et d’observation des utilisateurs est nécessaire.
Chez theTribe, nous commençons toujours par rencontrer les personnes et par regarder comment elles travaillent. Cela permet d’identifier les points d’amélioration potentiels, les raccourcis que les utilisateurs prennent au quotidien, les process à améliorer.
Parfois, ces personnes sont parfaitement conscientes du problème à résoudre et arrivent avec une demande : “je veux gagner du temps dans telle action”.
Mais parfois, elles sont tellement habituées à leurs outils et procédures qu’elles n’ont plus le recul nécessaire. C’est là que l’intervention d’un designer peut changer la donne : en s’immergeant dans votre métier, il va être en mesure de proposer des solutions auxquelles vous n’auriez pas pensé, et qui vont faire gagner des heures par semaine à vos salariés !
Mais interviewer vos équipes ne suffit pas toujours. Dans le cas du projet pour SG Balls, nous avons également interviewé les clients finaux. Ils ont validé certaines intuitions de notre client, mais ont également amené des informations auxquelles on ne s’attendait pas. C’est pour cela qu’il est essentiel d’y aller par étapes avant de lancer les développements : organiser un atelier, écouter les utilisateurs, leur faire tester un prototype, organiser de nouveaux tests utilisateurs en cours de développement pour rectifier le tir en cas de besoin.
C’est ce qui nous a permis, dans le cas du projet SG Balls, d’aller droit au but (il ne s’est passé que 8 semaines entre le début des ateliers et la livraison du produit) et d’obtenir en fin de projet des feedbacks extrêmement positifs des utilisateurs.
Sur ce sujet, lisez aussi l’article Bastien, designer chez theTribe : Quel rôle donner aux tests utilisateurs dans la conception d’un produit ?
Le sujet et les projets abordés vous intéressent et vous souhaiteriez en discuter avec nous ?
Florent Lucas, Product Sales Manager chez theTribe et signataire de cet article se tient disponible pour échanger avec vous !
