Chez theTribe, nous recevons chaque semaine de nombreux cahiers des charges, ce qui représente plusieurs centaines de projets étudiés chaque année.
Chaque document est le fruit d’un véritable effort de structuration. Prendre le temps de formaliser ses besoins, ses contraintes et son contexte est déjà une démarche engageante, et nous la valorisons systématiquement.
Quel que soit son niveau de maturité, un cahier des charges constitue toujours un gain de temps précieux pour nos équipes. Il permet à nos commerciaux et experts techniques de comprendre rapidement les enjeux, de préparer un premier échange (R1) beaucoup plus pertinent et, surtout, de se concentrer sur la création de valeur plutôt que sur la simple clarification du périmètre.
Cahier des charges vs Expression de besoin : le grand malentendu
Avant d’attaquer la rédaction, une mise au point s’impose. Cette confusion est d’ailleurs l’une des principales erreurs qui compromettent la réussite de votre projet dès le démarrage.
L’expression de besoin : pour co-construire
L’expression de besoin se concentre sur le Pourquoi et le Pour qui. Elle décrit le problème business, la cible et les contraintes, tout en laissant volontairement la solution ouverte. C’est le format que nous privilégions souvent chez theTribe, car il nous permet de challenger votre vision et de co-construire la réponse la plus pertinente, qu’il s’agisse de valider rapidement une idée via un POC, de lancer un MVP, ou de poser les bases d’un produit plus ambitieux.
Le cahier des charges (CDC) : pour exécuter
Le cahier des charges traditionnel décrit le « Comment ». Il est censé être exhaustif. Le piège, c’est de vouloir rédiger un CDC technique alors que vous n’êtes pas expert technique. Vous risquez d’imposer des solutions bancales qui brideront l’agence.
Notre conseil pour 2026 : Rédigez un document hybride. Soyez intraitables sur vos objectifs business et vos règles métier, mais laissez la porte ouverte sur l’implémentation technique.
Le piège du « Cahier des charges ChatGPT »
Depuis l’avènement des IA génératives, nous voyons un nouveau type de document : le CDC de 3 à 5 pages, entièrement rédigé par IA. Il contient généralement une liste de fonctionnalités à puces (« Bullet points ») très génériques :
- « Système de login sécurisé »
- « Dashboard administrateur »
- « Gestion des utilisateurs »
Ces documents constituent une base utile pour comprendre rapidement le contexte et préparer les premiers échanges. En revanche, lorsqu’ils se limitent à une liste de fonctionnalités sans vision métier, ils ne permettent pas d’appréhender correctement l’ampleur d’un projet. Un « dashboard » peut par exemple varier fortement en coût selon la complexité des données, les besoins de visualisation ou les interconnexions avec votre système d’information.
L’IA est un bon outil de structuration, mais elle ne remplace pas la vision stratégique de l’entreprise.
La bonne longueur pour un cahier des charges efficace se situe généralement entre 20 et 30 pages, afin d’être suffisamment précis sans devenir illisible.
Les 10 étapes pour rédiger un cahier des charges en béton
Voici la structure que nous recommandons pour garantir que votre projet soit compris et chiffré précisément.
1. Présentation de l’entreprise, du contexte et des interlocuteurs
Ne sautez pas cette étape. Qui êtes-vous ? Quel est votre modèle économique ? Pourquoi lancez-vous ce projet maintenant ?
Précisez également qui porte le projet côté métier :
- direction ou sponsor du projet,
- interlocuteurs opérationnels,
- experts métiers ou “sachants” internes.
Un développeur qui comprend que votre enjeu est de réduire le temps de traitement des commandes de 30 %, et qui sait avec qui valider les arbitrages métier, ne travaillera pas de la même manière que s’il pense simplement “faire un formulaire”. Donnez du sens et de la clarté.
2. Les objectifs et KPIs (North Star Metric)
Soyez orientés impact business et opérationnel. Qu’est-ce qui fera que ce projet est un succès dans un an ? C’est ce que l’on appelle la North Star Metric.
Exemples plus précis :
- Augmenter le taux de conversion de 1,8 % à 2,5 % sur un tunnel de commande existant.
- Réduire de 40 % le temps de traitement manuel des demandes clients grâce à l’automatisation de certaines étapes.
- Stabiliser une base applicative afin de passer de 1 mise en production par trimestre à 2 par mois, sans régression.
Des objectifs clairs permettent de concevoir une solution adaptée, et surtout de mesurer le ROI réel du projet.
3. La cible (Personas)
Pour qui construisons-nous ? Décrivez vos utilisateurs types. Sont-ils des « digital natives » ou des professionnels habitués à des logiciels anciens (type ERP) ? Seront-ils sur mobile en zone blanche ou sur des grands écrans au bureau ? Ces détails impactent massivement le Design UX/UI. C’est pourquoi nous recommandons de travailler sur des Personas ou Proto-Personas.
4. L’existant (Legacy) et l’environnement technique
Si c’est une refonte, parlez-nous de l’existant. Y a-t-il des données à migrer ? Des connecteurs à prévoir avec un CRM (Salesforce, HubSpot), un ERP (SAP, Sage) ou des API tierces ?
Astuce de pro : Fournissez un schéma d’architecture actuel si vous l’avez. L’intégration est souvent la partie la plus complexe et la plus coûteuse d’un projet.
5. Le périmètre fonctionnel (User Stories)
Au lieu d’une liste de courses technique, privilégiez les « User Stories » (Récits utilisateurs).
Mauvais : « Le système doit avoir un module de notification. »
Bon : « En tant que Responsable Logistique, je veux être notifié par SMS en cas de retard de livraison pour prévenir le client. »
Classez ces fonctionnalités par priorité : Must Have (Vital pour la V1) vs Nice to Have (Pour plus tard).
6. Les exigences non-fonctionnelles (Performance & Sécurité)
C’est souvent la partie oubliée qui fait exploser les budgets après coup. Précisez vos attentes :
- Sécurité : Données de santé (HDS) ? Données bancaires (PCI-DSS) ? RGPD ?
- Performance : Combien d’utilisateurs simultanés ? 100 ou 100 000 ?
- Disponibilité (SLA) : Avez-vous besoin d’un support 24/7 ? Définissez dès maintenant votre Service Level Agreement (SLA) souhaité pour éviter les mauvaises surprises en production.
7. Les contraintes techniques et Stack
Avez-vous des exigences imposées par votre DSI ? (Ex: Hébergement obligatoire sur Azure, langage Python imposé pour l’IA, framework React Native pour le mobile).
N’oubliez pas d’exiger contractuellement un plan de réversibilité pour garantir votre indépendance vis-à-vis du prestataire.
Si vous n’avez pas de contraintes, précisez-le : « Nous faisons confiance au prestataire pour recommander la meilleure architecture pour la scalabilité. » Cela nous permet de vous orienter vers des solutions modernes comme le développement web sur-mesure ou des architectures hexagonales pérennes.
8. Le Budget et le Planning
Le sujet tabou. Beaucoup de clients cachent leur budget « pour ne pas influencer ». C’est une erreur. Un projet web peut coûter de 20k€ à 500k€ selon l’ambition.
Donner une fourchette budgétaire permet au prestataire de dimensionner la réponse. Si votre budget est serré, nous proposerons un MVP (Minimum Viable Product). Si vous avez des délais impératifs (salon professionnel, campagne TV), indiquez-les en gras.
9. Les critères de sélection
Sur quoi allez-vous prendre votre décision ? Le prix ? L’expertise technique ? La méthodologie Agile ? La proximité culturelle ? L’annoncer clairement permet aux agences de savoir si elles sont le bon partenaire (« Fit ») pour vous.
10. La concurrence et les sources d’inspiration
Identifiez les références existantes, qu’elles soient directes ou indirectes :
- concurrents métier,
- outils ou plateformes comparables,
- produits que vous jugez inspirants, même hors de votre secteur.
Expliquez ce que vous aimez ou souhaitez éviter chez eux (ergonomie, fonctionnalités, positionnement, modèle économique).
Cette section aide fortement les équipes à comprendre votre niveau d’exigence, votre culture produit et votre vision du marché.
Et après ? L’analyse de la réponse : choisissez un partenaire stratégique
Une fois votre cahier des charges envoyé, la qualité des réponses reçues sera votre meilleur indicateur. Au-delà du budget, cherchez un partenaire capable de s’approprier votre vision, qu’il s’agisse de créer un site web complexe, une plateforme SaaS ou une application mobile.
Chez theTribe, nous ne nous contentons pas de répondre à un besoin, nous l’interrogeons. Notre équipe prend le temps d’étudier votre cahier des charges technique pour identifier les leviers d’optimisation. Si une fonctionnalité nous semble superflue ou si une approche alternative offre un meilleur ROI, nous vous le dirons en toute transparence. Nous cherchons l’impact business avant la ligne de code, transformant ainsi votre document initial en une véritable feuille de route vers le succès.
Conclusion : Préparez le terrain pour le succès
Rédiger un bon cahier des charges est un investissement. Ces 20 à 30 pages sont la fondation de votre future collaboration. Elles montrent votre sérieux et attirent des partenaires impliqués plutôt que de simples exécutants.
Vous avez rédigé une première version et vous souhaitez un avis expert avant de lancer la consultation ? Ou vous préférez partir d’une feuille blanche avec nous via un atelier de cadrage ?
Discutons de votre projet pour transformer votre vision en roadmap concrète.
